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让我们简化会议管理
发表于 2019-12-10 浏览:999
文章导读:企业发展到一定规模,原本简单的业务也变得复杂,而业务运营的复杂度决定了管理的复杂度,很多事项牵涉多个领域,需要借助多人掌握的信息和智慧,因此企业的重要事项通常是以...

  企业发展到一定规模,原本简单的业务也变得复杂,而业务运营的复杂度决定了管理的复杂度,很多事项牵涉多个领域,需要借助多人掌握的信息和智慧,因此企业的重要事项通常是以会议的形式研讨、决策或发布的。
对于集团企业高层来说,管理就是通过会议管理企业的。

  会议需要多位管理者贡献信息、共同研讨、做出科学决策,需要同时占用他们的时间。
对于企业来说,最不可再生的资源就是时间,尤其是总裁等高层管理者的时间。
而要同时协调多位高层的时间更是困难,随意扰乱高层的时间安排更是巨大的失误。

  从不少的现状来看,企业高层已经感觉到乱,尤其是会议的管理乱,这与我们以往提供过咨询服务的很多客户有类似的情况。

  会议的改进可以从三个方面着手,目的就是要打造有节拍的会议管理体系:

  1、 企业高层的会议时间与运营节拍保持一致

  会议是管理的一种手段,而管理要从属于业务,因此企业高层的决策会议时间要与业务运营的节拍保持一致,在业务决策的高峰期要合理避开可调整的会议安排。
要分析企业的业务特点,通常可以一年为周期来看运营的规律是什么,在什么时间点会出现决策的高峰,这些需要进行仔细的梳理,尽量事先安排出来,在此基础上可以分析出决策的高峰期,从而可以提前协调相关管理人员。

  2、 企业管理中必需的会议要有很强的计划性

  对于企业损害最大的就是临时会议,这类会议的出现往往意味着突发事项,但也意味着打乱了所有与会人员的安排。
就象某些集团生产管理部,被过多的临时会议打乱了内部的管理,已经影响了具体业务的运营。
诚然,突发事项是不可避免的,但企业要尽量减少本可以提前预期的突发事项,企业必须思考如何把一些事项安排的更有计划性,把能提前考虑清楚的必需的会议提前计划好。
这样,各参会部门就能够把这个时间提前安排出来,并且提前进行信息的收集和分析。

  3、 企业高层在各方面的时间分配要符合发展需要,并有一个合适的比例

  一个企业的发展是有众多业务领域协同完成的,因此高层对各个业务领域的管理不能因为个人喜好或其它原因,造成在各方面的时间分配不合理。
与总部在一个办公地点的部门,可能比较容易地获知最新的企业动态,与企业高层有较多的沟通,也就能采取更多的行动,有了行动就又能更多的沟通,结果就是这个部门占用了过多的企业高层的资源,而其他部门受到了积压,这种时间资源的分配实际上阻碍了企业的发展。

  在企业各个业务领域间,确定合适的会议频率,既贯彻了企业的战略发展重点,也避免了管理的盲点,从而促进企业协调发展。

  会议管理是复杂的,会议管理不仅仅是安排个会议室,发发通知,这只是最初级的。
在国内首创会议管理理念,会议管理是通过对企业管理者的管理,达到对企业的管理。
会议体系要支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营管理,要明确什么时间开什么样的会,什么人参加,准备什么,决策什么。
通过打造有节拍的会议管理体系,达到提高整个企业管理节拍性,让企业减少管理的乱,减少到处救火的现象。


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